Comment élaborer un ordre du jour de réunion efficace

Un ordre du jour de réunion est une liste de points que les participants espèrent accomplir lors d’une réunion. L’ordre du jour doit être distribué avant la réunion, au minimum 24 heures à l’avance, afin que les participants aient la possibilité de se préparer à la réunion. De préférence, si possible, l’ordre du jour devrait être disponible plusieurs jours avant la réunion. Plus vos collègues disposent de temps pour se préparer à une réunion, plus ils seront susceptibles d’y assister préparés à participer efficacement.

Élaboration d’un ordre du jour de réunion

La première étape de l’élaboration d’un ordre du jour consiste à déterminer si d’autres employés sont nécessaires pour vous aider à planifier la réunion. Ensuite, décidez de ce que vous espérez accomplir en tenant la réunion, et établissez des objectifs réalisables pour votre réunion. Les objectifs que vous fixez constitueront le cadre d’un plan de réunion efficace. Assurez-vous que vous n’avez pas prévu plus que ce qui est raisonnablement réalisable dans le cadre de votre réunion. Comme le dit Stephen Covey dans « The 7 Habits of Highly Effective People », « Commencez par la fin ». L’objectif de votre réunion déterminera l’orientation de la réunion, l’ordre du jour de la réunion et les participants à la réunion. gestion d’agenda

 

Décisions à prendre

Après avoir déterminé votre objectif global, vous ou votre équipe devez prendre certaines décisions. En plus du but ou de l’objectif de la réunion, incluez également avec votre ordre du jour :

• Une date, une heure et un lieu pour la réunion
• Les participants nécessaires à la réunion
• Les points à discuter
• Le temps que vous prévoyez que le groupe aura besoin pour discuter de chaque point
• Le travail préalable à la réunion. Il s’agit de la lecture, de la documentation, des données, du compte-rendu d’une réunion précédente ou de toute autre préparation qui permettra à votre réunion de réussir. Les documents pertinents doivent être joints à la convocation et à l’ordre du jour de la réunion lorsque vous les distribuez aux participants invités.

Identification des participants

Une fois que vous avez décidé qu’une réunion est nécessaire pour atteindre votre objectif, vous devez élaborer une liste de participants. Tous les employés ne peuvent ou ne doivent pas participer à chaque réunion, mais en invitant les bons participants, vous augmenterez vos chances de réussite. Déterminez vos participants en vous posant quelques questions :

• Qui doit être propriétaire de la solution que le groupe élabore ?
• Qui est propriétaire du processus dont le groupe discute ?
• Qui doit connaître les informations que vous distribuez ?
• Qui peut fournir des données et des faits pour guider la prise de décision ?
• Qui a une expérience ou une expertise à partager avec le groupe ?
• Qui doit soutenir la mise en œuvre de toute solution ou tâche ?
• Qui doit fournir la permission ou les ressources nécessaires pour accomplir le résultat de la réunion ?
• Qui pourrait s’opposer à la mise en œuvre de toute solution ou orientation ?

Agendas pour les réunions régulièrement programmées

Toutes les réunions ne nécessitent pas un ordre du jour élaboré sur mesure. La plupart des employés ont des réunions régulièrement programmées pour leurs départements ou groupes de travail. Vous avez également des équipes et des projets auxquels vous participez.

Points d’information

Ecrivez tous les points de l’ordre du jour qui sont informatifs pour chaque réunion. Par exemple, le gestionnaire met à jour le groupe sur les résultats de la réunion de la haute direction.

Points d’action

Placez à l’ordre du jour tous les points que vous vous attendez à ce que le groupe veuille examiner à chaque réunion régulière. Par exemple, le rendement par rapport au budget pour la période visée et l’identification des économies de coûts et des améliorations continues que le groupe prévoit de réaliser.

Planification prospective

Placez à l’ordre du jour tout point que le groupe veut planifier ou préparer à l’avance. Par exemple, les objectifs à court terme pour le mois prochain ou le besoin d’aide des collègues pour les missions à venir.

Si vous suivez ces directives lorsque vous élaborez l’ordre du jour de votre réunion, vous augmentez la probabilité que votre réunion soit plus productive.

Ce qu’il faut inclure dans l’ordre du jour de votre réunion

L’ordre du jour d’une réunion régulière peut contribuer à produire les résultats que vous recherchez en incluant quelques éléments de base :

• Mise en train et salutations. Envisagez un bref brise-glace en fonction de la fréquence des réunions du groupe. Même dans une réunion en ligne, les participants peuvent être bien servis par un brise-glace.
• Revoir l’objectif de la réunion, l’ordre du jour et les résultats et le produit attendus.
• Revoir, corriger (si nécessaire) et approuver le procès-verbal de la réunion précédente.
• Présenter les informations appropriées du département et de l’entreprise dont l’équipe a besoin.
• Revoir les progrès sur les points d’action, les plans d’action et les engagements. Examinez les progrès du groupe par rapport aux objectifs.
• Discutez et prenez des décisions sur les points de l’ordre du jour de cette réunion.
• Identifiez les prochaines étapes.
• Identifiez le but, le résultat et l’ordre du jour de la prochaine réunion.
• À la fin de la réunion, le preneur de notes doit passer en revue les engagements pris par les personnes pendant la réunion.
• Identifiez toute aide nécessaire de la part de personnes ne faisant pas partie du groupe et chargez des participants de prendre contact.
• Déterminez qui, en dehors des participants à la réunion, doit savoir quoi et décidez de la manière dont vous allez accomplir la communication.
• Distribuez le procès-verbal dans les 24 heures suivant la réunion ou immédiatement si le preneur de notes l’a pris électroniquement.